Integritetspolicy - GDPR

Hur dina personuppgifter behandlas av Ersboda Bilvård, Formvägen 9B, 906 21 Umeå.
 
I detta dokument får du information om hur vi som personuppgiftsansvariga behandlar alla personuppgifter som samlas in om dig av oss när du, eller det företag du representerar lämnar in ett fordon för service eller reparation eller när du ingår ett avtal om förvaring av däck, s.k. däckhotell, på plats hos oss.

Personuppgifter som vi behandlar om dig

Personuppgifter som du har lämnat till oss:
När du som kund ingår ett avtal med oss kommer du att lämna viss information om dig. Informationen du lämnar kan vara till exempel ditt namn, registreringsnumret på ditt fordon, ditt personnummer, ditt kundnummer, dina kontakt- och adressuppgifter. Vi kan även komma att behandla andra personuppgifter om dig som du lämnar till oss i egenskap av kund.

Personuppgifter som vi har samlat in från dig eller en tredje part:
När du lämnar in ett fordon till oss för service eller reparation kan vi komma att samla in registreringsnummer samt information som finns lagrad i fordonets dator. Det är information som främst är av teknisk karaktär såsom t.ex. felkoder och servicehistorik som hänför sig till ditt fordon. Vi kan även komma att samla in uppgifter om genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts, inklusive eventuella produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats.
När du ingår ett avtal om service med oss kan vi även komma att samla in information om din service eller reparation, information om fordonets chassinummer, eller s.k. VIN-nummer.
Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter som vi får tillgång till genom sökningar i Transportstyrelsens vägtrafikregister, främst kontaktuppgifter och registreringsnummer.
De personuppgifter som anges ovan kan vi komma att behandla om dig även i de fall någon annan lämnar in ditt fordon till oss för reparation eller service för din räkning. Om du lämnar in ett fordon som någon annan är registrerad som ägare för eller som representant för ett företag behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter. 

Ändamål och rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter

All insamling och behandling av personuppgifter sker i syfte att administrera och fullgöra våra åtaganden gentemot dig, förbättra våra erbjudanden och tjänster och kommunicera dessa till dig samt för att tillvarata våra rättigheter och uppfylla våra skyldigheter enligt lag eller avtal. 

Om du som kund eller representant för ett företag lämnar in ett fordon för service eller reparation eller ingår ett avtal om däckhotell behandlar vi ditt namn, personnummer, registreringsnumret eller annat identifikationsnummer på fordonet, ditt kundnummer, dina kontakt- och adressuppgifter och ditt kortnummer i syfte att administrera vårt kundförhållande inklusive din betalning.
Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter som följer av de avtal som du har ingått med oss och för att förse dig med den information om de produkter och tjänster som du har begärt från oss, t.ex. skicka assistansförsäkring via mejl, för att skicka bilder och dokument gällande din reparation men också påminnelser om service under ett pågående serviceavtal på det sätt som du har valt, d.v.s. via sms, mejl eller postala utskick.

Behandling av information som finns lagrad i fordonets dator kan behöva behandlas för att utföra service och underhåll eller för att kunna göra felsökningar och konstatera och åtgärda fel på fordonet.

Om du begär en offert från oss behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter och uppgifter om offerten under offertens giltighetstid i syfte att kunna kontakta dig för att följa upp offerten och vidta åtgärder på begäran av dig innan ett eventuellt avtal ingås.

För att hantera eventuella reklamationer eller för att kunna uppfylla eventuella garantiåtaganden som följer av vårt avtal med dig eller det företag som du representerar behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, registreringsnumret eller annat identifikationsnummer på fordonet, uppgifter om ditt köp samt genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts, inklusive information om eventuella fordon, delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats.

För att kunna fastställa din identitet och begära kreditprövningar när en sådan krävs enligt avtalet behandlar vi uppgifter om ditt namn och ditt personnummer samt uppgifter om din ekonomiska situation. Behandlingen av ditt personnummer är klart motiverat med hänsyn till vikten av en säker identifiering.

Om du lånar ett fordon behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, körkort, personnummer samt uppgifter om lånetiden så att vi i enlighet med vårt avtal med dig ska kunna ta ut eventuella avgifter eller andra kostnader som uppstod under den tid som du disponerade fordonet. Vi behandlar även körkortsuppgifter samt ditt personnummer i syfte att säkerställa din identitet, kontrollera körkortet mot vägtrafikregistret och för att veta vem som har lånat fordonet samt säkerställa att du har körkort. Behandlingen av ditt personnummer är klart motiverat med hänsyn till vikten av en säker identifiering vid utlåning av våra fordon.

För vissa ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning. I intresseavvägningen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Vad som är vårt berättigade intresse framgår i nedan. 
 
För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning

Om du begär en offert från oss behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter och uppgifter om offerten med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna underlätta för dig som potentiell kund samt för att skicka marknadsföring till dig. Syftet med behandlingen är att kunna kontakta dig och göra uppföljning av offerten samt skicka direktmarknadsföring via e-post, sms och postala utskick så att du kan få en uppdaterad offert med samma uppgifter och eventuella tillval som vid offertens utfärdande.

Vi behandlar ditt namn och dina kontaktuppgifter såsom e-post, telefonnummer och adress för att kunna kommunicera med dig som kund eller representant för kund genom att skicka direktmarknadsföring och nyhetsbrev, påminnelser om service och kundundersökningar via post, e-post eller sms. Vårt berättigade intresse är att kunna kommunicera med dig som tidigare har gjort ett köp i marknadsföringssyfte.

Vi behandlar ditt namn och kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som potentiell eller befintlig kund genom att skicka kundundersökningar, direktmarknadsföring och eller nyhetsbrev via direktutskick, e-post eller sms. Det gäller under förutsättning att du lämnat dina personuppgifter frivilligt, t.ex. i samband med offertförfrågning, inlämning av bil eller liknande, eller att vi samlat in dina kontaktuppgifter i din egenskap av representant för ett företag eller organisation. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att kunna kommunicera med dig som potentiell eller befintlig kund i marknadsföringssyfte.

Om du lämnar in fordonet för någon annans räkning eller ingår ett avtal med oss som representant för ett företag kan vi komma att behandla uppgifter om ditt namn, dina kontakt- och adressuppgifter samt uppgifter om fordonet i den mån det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden i förhållande till vår kund. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att kunna kommunicera med dig i egenskap av kontaktperson och för att följa upp vem som lämnade in fordonet hos oss.

Vi behandlar uppgifter som är kopplade till ditt fordon, t.ex. uppgifter om genomförda felsökningar och eventuella arbeten som tidigare har utförts, inklusive information om eventuella delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats för att kunna utföra säkra reparations- och servicetjänster på fordonet. Behandlingen av sådana uppgifter görs av säkerhetsskäl så att rätt reparation och/eller service kan utföras på fordonet. Vi behandlar dessa uppgifter för vårt berättigade intresse av att kunna visa att vi uppfyller krav från respektive fordonstillverkare, av att kunna se vilka tidigare åtgärder som har utförts av säkerhetsskäl samt för att underlätta för ägarna av fordonet vid service.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

I de fall det är nödvändigt och för att vi skall kunna uppfylla våra åtaganden och krav samt erbjuda våra tjänster delar vi dina
personuppgifter med företag som är personuppgiftsbiträden för oss.
Ett personuppgiftsbiträde behandlar personuppgifter för vår räkning utifrån instruktioner från oss.

Våra personuppgiftsbiträden:

• Generalagenter/fordonstillverkare för bilmärket du äger. Det kan vara personuppgifter som härrör från dig som kund, data från fordonet eller andra uppgifter såsom bilregistreringsnummer eller chassinummer. De kan också i undersökning/förbättringssyfte kontakta dig gällande ditt senaste besök på verkstaden för att få dina synpunkter.
• Offentliga person- och fordonsregister
• Transportstyrelsens vägtrafikregister för inhämtning av fordonsuppgifter samt om vi kontrollerat och/eller reparerat brister som noterats vid ditt fordons besiktningstillfälle, kan vi direkt intyg åtgärdande av bristerna.
• Ekonomi – finansbolag, kreditupplysning, Inkassoföretag
• Försäkringsbolag
• De företag som tillhandahåller våra IT-tjänster såsom drift, teknisk support och underhåll
• Boka Direkt kundtjänst som hanterar bokningar och kundförfrågningar via telefon eller onlinebokning
• Marknadsföring (sociala medier, reklambyråer, tryckerier för tex tryck och distribution av utskick)
• Reco.se – du får en rekommendationslänk via e-post eller sms, syftet med länken är att du som kund kan meddela oss om din upplevelse som hjälper oss att förbättra vår service och/eller tillhandahålla bättre tjänster till dig.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut.
Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig.

För att följa tvingande lag, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid i enlighet med nedan.

För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i sju år.

Om du begär en offert sparar vi ditt namn, kontaktuppgifter och uppgifter om offerten för att kunna kontakta dig och göra uppföljning av offerten samt skicka direktmarknadsföring via e-post, sms och postala utskick under den tid som offerten är giltig samt under en period därefter om totalt max 12 månader från registrering av personuppgifterna och utfärdande av offerten i syfte att underlätta för dig och kunna erbjuda dig en uppdaterad offert med samma uppgifter och tillval från utfärdande.

Om du har lämnat in ditt fordon för reparation eller service sparar vi dina kontaktuppgifter under 2 år från det att servicen eller reparationen genomfördes. Vi anser oss ha ett berättigat intresse av att spara dina uppgifter under denna tid eftersom du som kund typiskt sätt förväntar dig information från oss som verkstad när det är dags att serva ditt fordon igen, vilket normalt sker 12-24 månader efter förra servicen.

Om du har lämnat personuppgifter frivilligt, t.ex. i samband med att du lämnat in din bil på vår verkstad, via telefon, mail, kontaktformulär via vår hemsida eller liknande, sparar vi ditt namn och kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål tills du väljer att avregistrera dig.

Vi sparar de personuppgifter som du lämnar i samband med nyttjandet av lånebil för att administrera eventuella avgifter eller kostnader som uppstår under den tid som du disponerar fordonet. Om det under lånetiden uppstår en skada på fordonet har vi rätt att lagra dina personuppgifter under den tid som ärendet handläggs, d.v.s. fram tills skadan är reglerad.

För att kunna hantera eventuella reklamationer eller garantiåtaganden sparar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, registreringsnumret på ditt fordon, genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts samt vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats från den dag fordonet levererades, reparationen eller servicen utfördes samt från och med utfärdandet av garantin.

Vi kan komma att spara fordonsdata som hänför sig till ditt fordon, t.ex. information om servicehändelser, under den tid som fordonet är i drift. Denna information sparas endast tillsammans med fordonets registreringsnummer och/eller chassinummer och inte tillsammans med dina kontaktuppgifter. Uppgifterna sparas under den tid som fordonet är i drift för vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda framtida ägare av fordonet information om service- och underhållsarbeten som har genomförts på fordonet samt för att kunna följa fordonets historik. Det innebär att uppgifterna finns kvar även om fordonet byter ägare.

Känsliga personuppgifter

I de fall som vi kan behöva behandla känsliga personuppgifter är om det krävs för att vi ska kunna tillvarata rättsliga anspråk. 

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen ett flertal rättigheter gällande behandlingen av dina personuppgifter

Du har rätt att:

• få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig, ett s.k. registerutdrag utan kostnad. Vid orimliga eller upprepade registerbegäranden kan dock en administrativ avgift tas ut.
• få rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter
• få dina uppgifter raderade i vissa fall, t.ex. om dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in
• få begränsning av behandling av dina personuppgifter i vissa fall – om du har invänt mot behandling av dina personuppgifter som görs efter intresseavvägning – under tiden som kontroll sker av om våra skäl väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.
• få ut och överföra personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig i vissa fall (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet omfattar endast uppgifter som du själv har tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av vissa lagliga grunder, exempelvis i ett avtal med dig.

Kontakta oss

Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan eller annars vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av dina personuppgifter kan du göra detta genom att kontakta oss per post eller e-post.
Skicka post till Ersboda Bilvård i Umeå, Formvägen 9B, 906 21 Umeå eller skicka ett e-postmeddelande till info@ersbodabilvard.se